Juonsin toissa iltana paneelikeskustelun väestönsuojelusta Ukrainan sodassa. Panelisteina oli Ukrainassa Suomen johtaville medioille työskennelleitä toimittajia.
Paneelikeskustelun aikana koin tilanteen, joka keskustelun moderaattorille, aivan kuten puheenpitäjälle, voi joskus sattua: huomasin yleisön olevan aivan hiljaa ja lähes eleetöntä.
Tämä on jännittävä paikka, koska se voi tarkoittaa kahta päinvastaista asiaa: joko yleisöllä on tylsää tai se kuuntelee intensiivisesti.
Koska en nähnyt kenenkään räpläävän puhelinta vaan ennemminkin useiden kirjoittavan kiivaasti muistiinpanoja ja loppujen katsovan puhujien suuntaan, päättelin kaiken olevan hyvin.
Nyt, kaksi päivää paneelin jälkeen, me tilaisuuden järjestäjät olemme yhä kokoamassa osallistujien muistiinpanoja ja tekemässä niistä yhteenvetoa. Niin paljon keskustelu antoi ajateltavaa.
Siksi pohdin, miten tämä kaikki tapahtui, ja mieleen tuli kolme ajatusta paneelikeskustelun juontamisesta. Näistä lienee hyötyä, jos haluaa keskustelusta maksimaalisen hyödyn yleisölle.
1. Fokus. Paneelin vetäjän on osattava keskittyä moneen asiaan yhtä aikaa
“Juontajan tulee jatkuvasti katsoa omien papereidensa lisäksi sekä jokaista panelistia että yleisöä. Lisäksi hänellä täytyy samaan aikaan olla mielessä tapahtuman ohjelma, aikataulutus ja omat vuorosanat. Samalla pitää tehdä muistiinpanoja.”
Paneelikeskustelun juontaminen on intensiivistä työtä, vaikka se ei näytä siltä.
Jos pidät puheen, joudut keskittymään samanaikaisesti ”vain” kahteen asiaan: omaan ilmaisuusi ja yleisöön.
Paneelikeskustelun juontaja taas joutuu näiden lisäksi samanaikaisesti keskittymään myös panelisteihin sekä heidän sanalliseen ja sanattomaan ilmaisuunsa.
Juontajan tulee jatkuvasti katsoa omien papereidensa lisäksi sekä jokaista panelistia että yleisöä. Lisäksi hänellä täytyy samaan aikaan olla mielessä tapahtuman ohjelma, aikataulutus ja omat vuorosanat. Samalla pitää tehdä muistiinpanoja.
Tämä kaikki vaatii äärimmäistä keskittymistä.
Jos pakka ei ole kasassa, juontaja ei pysty lennosta kysymään relevantteja jatkokysymyksiä, ohjaamaan yleisökysymyksiä oikealle henkilölle tai tekemään keskustelun lopuksi yhteenvetoa puhutusta.
2. Perehtyminen. Paneelin vetäjän täytyy tuntea aihe ja yleisö perin pohjin
Juontaja ei voi keskittyä useaan asiaan yhtä aikaa, jos hän ei tunne hyvin sekä keskusteltavaa aihetta, keskustelijoita että tilaisuuden yleisöä.
Juontajan pitää ennen tilaisuuden alkua olla perillä siitä, mitä keskustelijat todennäköisesti sanovat ja mitä yleisö todennäköisesti kysyy.
Siksi olin palaveerannut panelistien kanssa etukäteen ja lukenut heidän kirjoittamiaan tekstejä. Siksi olin myös keskustellut järjestäjätiimin kanssa etukäteen. Lisäksi katsoin yhden dokumenttielokuvan, luin aihepiirin uutisia ja selasin muutaman kirjan.
Koska kuulun yleisönä olleeseen yhteisöön, tiesin, mitkä illan teemaan liittyvät asiat yleisöä askarruttavat. Tiesin myös, mikä on heille jo ennestään itsestään selvää.
Koska teemana oli sodanaikainen väestönsuojelu Ukrainassa, oli hyötyä siitä, että olen perehtynyt väestönsuojeluun, suorittanut varusmiespalveluksen ja matkustanut Ukrainassa. Lisäksi tunnen sotahistoriaa ja Ukrainassa sotaa käyvien maiden historiaa ja yhteiskuntaa. Yleinen elämänkokemuskin auttaa.
Lisäksi juontajaa auttaa esiintymiskokemus ja paneelikeskustelujen juontamisen rutiini. Ei tarvitse kaiken muun lisäksi miettiä, miten hallitsee esiintymisjännitystä.
3. Työmäärä. Onnistuneen paneelin järjestäminen vaatii hämmästyttävän määrän työtä
Yllä olevasta on helppo päätellä, että vaikka illan aihe olikin minulle ennestään kohtalaisen tuttu, tilaisuuden järjestäminen vaatii paljon työaikaa sekä ennen tilaisuutta, sen aikana että sen jälkeen.
Puolentoista tunnin tilaisuus on puolentoista tunnin tilaisuus ainoastaan tilaisuuden yleisölle.
Ennen tilaisuuden alkusanojen lausumista järjestävä tiimi on tehnyt paljon suunnittelua ja koordinointia, lähettänyt paljon viestejä ja pitänyt muutaman palaverin järjestäjien ja panelistien kesken. Monenlaiseen taustamateriaaliin on perehdytty. On kirjoitettu ja ajastettu tapahtuman ohjelma sekä juontajan vuorosanat.
Sen jälkeen on harjoiteltu. On tiedotettu ja käyty vuoropuhelua sekä panelistien että yleisön kanssa.
Tilaisuuden jälkeen kiitettiin osallistujia ja kerättiin palautteet. Järjestäjät pitivät tuoreeltaan debriefingin ja kävivät läpi, mitä opittiin. Lisäksi tehdään vielä yhteenveto tapahtuman asiasisällöstä, jotta keskustelun opit eivät jää unohduksiin. Sitten ideoidaan, mitä tehdään seuraavaksi.
Noin se menee, kun asiat hoitaa kunnolla.
Keskinkertaista saa helposti. Jos haluaa laatua, siihen pitää panostaa.
Jo samana iltana saimme muun muassa seuraavanlaista spontaania kirjallista palautetta:
”Kiitokset järjestäjille – erinomainen sessio!”, ”Huikean hyvä” ja ”Aika lensi kyl”.
Asiantuntijasta juontajaksi vai päinvastoin?
Lopuksi jäin pohtimaan, onko helpompaa tehdä asiantuntijasta erinomainen paneelikeskustelun juontaja vai ammattijuontajasta paneelin aiheen asiantuntija.
Paras vaihtoehto on tietysti, että ammattijuontaja on jo valmiiksi paneelin teeman asiantuntija. Tämä ei kuitenkaan aina ole mahdollista.
Ihanteellisesti jokainen asiantuntija oppisi koulussa hyväksi esiintyjäksi, mutta todellisuudessa näin ei tapahdu. Puhujaksi ja moderaattoriksi oppiminen vaatii yksilöltä vahvaa omaa motivaatiota ja pitkäaikaista panostusta.
Siksi asiantuntija, joka on osaava esiintyjä ja paneelin juontaja on työnantajalleen kullan arvoinen.
Entä toisinpäin? Keskittyykö ammattijuontaja paneelikeskustelussa naurattamaan yleisöä siksi, että keskustelun substanssi ei ole hallussa? Veikkaan, että tällaistakin tapahtuu. Yleisön viihdyttäminen on hyvä asia, mutta se ei yksin riitä.
Jos ammattijuontaja on käynyt kouluja, hän on oppinut oppimaan. Hän kykenee perehtymään itselleen vieraaseenkin aiheeseen. Tekoäly toki antaa nopeasti pinnallista asiantuntijuutta, mutta kantaa vain osan matkaa.
Vähänkin syvällisempi perehtyminen ja olennaisen omaksuminen vaatii aikaa. Tämä kannattaa tapahtuman järjestäjän muistaa, kun rekrytoi tilaisuuteensa ammattijuontajaa.
Would you like to become a better communicator? 