Projektihallinnan perusteet Länsimetrolle

Kirjoitan Länsimetrosta, koska hankkeen luokaton hoito hankaloittaa suoraan minun ja kymmenien tuhansien muiden kanssamatkustajien elämää. Ja kukkaroa. Tiedän myös jotain projektinhallinnasta isoissa hankkeissa.

Eilen, vain kaksi kuukautta ennen ilmoitettua liikenteen käynnistymistä, HSL tiedotti saaneensa juuri selville Länsimetron myöhästyvän usealla kuukaudella.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Lisäksi tiedotettiin, että metron käynnistymiseen liittyvät heikennykset bussiliikenteessä toteutetaan kuitenkin alkuperäisessä aikataulussa elokuun puolivälissä.

Eli ei metroa, mutta bussiyhteydet huononevat. Ei hyvää päivää!

Mitä ihmettä on tapahtunut?

En tiedä hankkeen yksityiskohtia, mutta on helppo tehdä arvauksia ihan yleisen elämänkokemuksen sekä projektihallinnan lainalaisuuksien perusteella.

Tiesikö HSL projektin myöhästymisestä ennen eilistä ja olisiko bussipaniikki ollut vältettävissä?

Mietitään seuraavia isoille projekteille tyypillisiä asioita. Ehkä ne auttavat ymmärtämään Länsimetron tilannetta:

Projektien aikataulutus

Monimutkaisissa projekteissa tulee aina yllätyksiä. Siksi ne eivät ole oikeasti yllätyksiä. Yleensä projektin aikatauluun lisätään noin 10-20% ylimääräistä yllätysten varalta.

Tästä huolimatta projektit aikataulutetaan usein tahallaan ylioptimistisesti. Projektin toimittaja tekee sen voittaakseen tarjouskilpailun. Projektin asiakas tekee sen, jotta hanketta vetävä yksikkö näyttäisi hyvältä ja saisi hankkeen hyväksyttyä johtotasolla.

Samasta syystä myös kustannukset arvioidaan usein alakanttiin.

Ylläolevasta seuraa, että usein kaikki projektiin osallistuvat tietävät jo ennen projektin alkua, että sekä aikataulu että budjetti tulevat paukkumaan. Kuitenkin viimeiseen asti teeskennellään kaiken olevan hyvin.

Miksi? Koska näin projektiin osallistujat voivat antaa hyvän kuvan toiminnastaan ja edistävät uramahdollisuuksiaan, jos työpaikka vaihtuu pitkän projektin kestäessä.

Samoin se edistää projektin toimittajan bisnestä, koska viime hetkellä ilmoitetut ongelmat jättävät asiakkaalle vähän vaihtoehtoja.

Asiakkaan puolella taas raportit projektin hienosta edistymisestä ehkäisevät sisäistä kritiikkiä ja torjuvat ehdotuksia vaihtoehtoisista ratkaisuista.

Projektien loppuvaiheesta

Ison ja monimutkaisen projektin loppuvaiheessa on aina kova kiire. Yleensä aikataulusta ollaan jäljessä ja projektipäälliköllä on pitkä lista isoja ja pieniä ongelmia, jotka pitää ratkaista. Tehdään pitkää päivää ja pitsaa ja kokista kuluu.

Usein johto on ilmoittanut, että myöhästymistä ei sallita, joten senkin vuoksi huonoja uutisia pantataan viimeiseen asti. Joskus projektin toimittaja pimittää ongelmia asiakkaalta siinä toivossa, ettei asiakas huomaa niitä.

Kuitenkin asiakas on projektissa yleensä niin tiiviisti mukana, että se on hyvin perillä haasteista sekä niistäkin riskeistä, jotka saattavat toteutua viime hetkellä.

Jos asiakas ei osallistu kriittiseen projektiin lähietäisyydeltä ja valvo sen etenemistä, asiakas tekee vakavan virheen. Se on esimerkiksi yksi suurimpia syitä siihen, että meillä on maa täynnä hometaloja.

On hyvin harvinaista, että kaksi kuukautta ennen monivuotisen projektin loppua tulee aivan puskista yllätys, joka viivyttää projektia useilla kuukausilla.

On paljon todennäköisempää, että viivästys on ollut jo pitkään projektin tiedossa, mahdollisesti hyvinkin laajasti. Yleensä tällainen yllätys on kuvattu mahdollisena riskinä jo projektin suunnitteluvaiheessa.

On myös todennäköistä, että jos tiedotetaan usean kuukauden myöhästymisestä eikä kyetä antamaan korjattua aikataulua, projekti tulee myöhästymään huomattavasti enemmän kuin ”kuukausia”.

Kriisiviestinnän perussääntö on kertoa kaikki huonot uutiset kerralla ja mitään peittelemättä. Todellisuudessa uutiset kuitenkin kerrotaan usein tipoittain, koska kantti ei riitä ja toivotaan, että edes osa noloista yksityiskohdista saataisiin pidettyä piilossa.

Tämä on isoihin projekteihin liittyvää universaalia dynamiikkaa eikä välttämättä lainkaan päde Länsimetrohankkeeseen. Mutta saattaa stimuloida ajattelua.

Käytettävissä olevan tiedon perusteella veikkaisin, että Länsimetron käynnistys viivästyy vähintään 6-12 kuukautta, pahimmillaan enemmän. Tämä perustuu omaan kokemukseeni muista projekteista.

Eilisillan Hesarin uutisen mukaan HSL alkoi lähestyä bussifirmoja viime kuussa metron myöhästymisen varalta toukokuussa. Jos tämä on totta, niin hyvä että varautuminen oli jo aloitettu.

Tosin reaktion ajoitus viittaisi kyseessä olevan myöhästynyt reagointi vuosia sitten ennakoitavissa olleeseen riskiin – siinä vaiheessa kun niin sanotusti paskat on jo housussa. Asian hoitaminen ajoissa olisi luultavasti estänyt nyt syntyneen bussipaniikin ja lisäkustannukset.

Bussiliikenteen kohtalo: hyviä uutisia, meillä on ratkaisu!

On outoa, että HSL:n toimitusjohtaja nyt sanoo tiedotteessa, ettei bussiliikenne jatku nykyisessä laajuudessa elokuun puolivälin jälkeen. Vetoaminen sopimuksiin kuulostaa erikoiselta.

Moni liikennöitsijä ajaa bussivuorot mielellään. Se toki maksaa enemmän verrattuna siihen, että tarvittavat ehdot olisi laitettu sopimuksiin jo alun alkaen.

Nykyiset bussit kulkee kunhan vaan sopimukset neuvotellaan. Ihan rutiiniduunia. Tarjokkaita luulisi löytyvän, koska paikallinen bussiliikenne on vapautettu kilpailulle. HSL:llä on isona toimijana neuvotteluvaltaa.

Ongelmaan on siis ratkaisu. Tämä on se hyvä uutinen.

Hesari tosin olettaa tänään, että asiassa käy näin: ”Asukkaat saavat körötellä liityntäbusseilla metroasemien tienoille ja jatkaa sieltä väliaikaisilla bussilinjoilla Helsinkiin.”

En usko. Me Helsingin ja Espoon asukkaat emme suostu siihen. Olen sen verran optimisti, että luotan suunnittelijoiden jo hylänneen kyseisen vaihtoehdon.

Kenen on vastuu?

Nykyään on muotia syyttää virkamiehiä kaikesta.

Vaikka HSL näyttää mediatietojen perusteella olevan harvinaisen pihalla itselleen kriittisestä projektista, isoin sylttytehdas on todennäköisesti muualla.

Ongelmista tiedottanut HSL sai eilen pahinta kyytiä vain siksi että viestintuoja ammutaan ensin.

Projekteihin pätee sama sääntö kuin muuhunkin kaupankäyntiin: ensisijainen vastuu ostetun projektin toimittamisesta – lopputuloksen laatu, samoin kuin sovitussa aikataulussa ja kustannuksissa pysyminen – on myyjällä. Ei asiakkaalla.

Projektin toimittajan tulee tehdä mitä lupaa, kunhan asiakas myös tekee itselleen sovitut projektin tehtävät.

Toki fiksu asiakas pyrkii varmistamaan, että toimittaja pitää lupauksensa, esimerkiksi sopimussakoilla.

Jos asiakas tekee huonon sopimuksen, moni toimittaja käyttää sitä hyväkseen ja esimerkiksi saattaa tahallaan antaa projektin myöhästyä, laittaen paukkunsa toiseen projektiin missä sanktiot epäonnistumisesta ovat suuremmat.

En tässä ja nyt vaadi kenenkään päätä vadille Länsimetroprojektissa.

Mutta helsinkiläisenä veronmaksajana vaadin, että sitten kun liikenteen sujuvuus on varmistettu, selvitetään pohjia myöten kaikkien osapuolten toiminta. Joku seuraus tästä sirkuksesta on oltava.

Ehkä sitä kautta voimme parantaa tulevien projektien onnistumista ja samalla säästää aika paljon rahaa.

Lopuksi

Sinä poliitikko: Vuoden 2017 kuntavaalit järjestetään 9. huhtikuuta. En tiedä onko Länsimetro toiminnassa vielä silloin, mutta kymmenessä kuukaudessa ehdit näyttää puheiden lisäksi myös konkreettisia tekoja Länsimetron suhteen. Kiitos. Muistan tekosi talven loskakeleillä.

2 thoughts on “Projektihallinnan perusteet Länsimetrolle

  1. Jukka Niiranen

    Väistämättä tässä jää sellainen mielikuva, että on pidetty päätä tietoisesti puskassa ja toivottu “ettei nyt vaan sattuis mitään”. On kuitenkin ihan helppo päätellä, että lyhyellä tähtäimellä länsimetron kohdalla kyseessä on KiKy-paketin kaltainen karvas pala, jonka pitkään nielemisprosessiin olisi ollut fiksua valmistautua jo vuosia aiemmin.

    Vähän samaan tapaan kuin kehärata ei todellakaan lentokentälle kulkemista nopeuttanut, myöskään länsimetro ei merkittäviä parannuksia varmaan monellekaan nykyiselle Etelä-Espoon julkisen liikenteen käytäjälle oikeasti tarjoa. Mukavana bonuksena hankkeeseen on vielä leivottu mukaan riskit tuplaava tekijä, eli idän suunnan junien lyhentäminen ja vuorovälien tihentymiseen liittyvät epävarmuustekijät (pienikin viivästys pakkaa junat sillipurkeiksi). Siinä optimistisesa skenaariossa, että kaikki olisi oikeasti pystytty yhtenä go-live -päivänä pistämään rullaamaan ja kukaan asiakas ei olisi kitkaa huomannut, oltaisiin positiivista PR:ää pystytty tällä miljardiprojektilla kenties keräämään. Mutta kuka hullu nyt tällaista tulosta oikeasti odotti? HSL:n viime päivien viestinnän perusteella aika moni, ja se jos mikä on emämunaus. Ei ole synti epäonnistua, mutta on suorastaan rikollista tyhmyyttä olla huomioimatta epäonnistumisen mahdollisuuksia tämän mittakaavan toimeksiannoissa.

    Me pk-seutulaiset voimme ihan hyvin tässä pelissä voittaa, mutta vasta todella pitkän ajan kuluttua. Välissä pitänee tuomita monia syyllisiä ja erottaa projektihenkilöstöä, ihan vaan siksi koska näin ne asiat hoituvat ja sen projektiin osallistuvat konsulttitahot varmaan myös ymmärtävät palveluihinsa mukaan hinnoitella. Ei sitä peliä voi poistaa tällaisista hankkeista varmaankaan millään projektijohdon opeilla, mutta lopulliseen asiakaskokemukseen kohdistuviin vaikutuksiin voisi ja pitäisi pystyä puuttumaan. Vähän nyt näyttää siltä, että länsimetrosta on muodostumassa sellainen keskushallinnon ja säätelyn fiasko, joka lopullisesti voi pakottaa avaamaan julkisen liikenteen palvelutuotannon vapaille markkinavoimille, koska tätä käteen nyt annettua lyömäasetta tullaan kyllä käyttämään vielä pitkään ja verisesti.

    Reply
  2. Pingback: Projektihallinnan perusteet Länsimetrolle, osa 2 | Notes on Business and Marketing

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s